قد يحدث أحياناً فى بعض الصيدليات والمحلات و المطاعم فقد أو خسارة جزء من المخزون , و يرجع ذلك لعدة أسباب منها :- السرقة , الحريق , انتهاء صلاحية بعض البضائع دون ملاحظتها.
و ذلك يؤدى الى وجود عجز عند القيام بعملية جرد للمخازن حيث أن البضائع الموجودة فعلياً و صالحة للاستخدام تكون أقل من المواد المسجل دخولها الى المخزن من البداية .
أولاً: الحفاظ على المخزون من السرقة
للحد من عمليات السرقة من العاملين أو غير العاملين يجب تركيب نظام كاميرات فى المكان .
و يمكن أيضاً استخدام نظام محاسبى او برنامج إدارة حسابات مثل برنامج حسابات هلبر يقوم بحساب المواد المستهلكة من الإجمالى فى المخزون و يؤمن رقابة كاملة على مخزون الخامات لتجنب السرقة او الاختلاس و يتيح أيضاً صلاحيات المستخدمين والتي تتحكم في استخدام كل شخص للبرنامج علي مستوي كل شاشة وكل زر لضمان الامان وحماية الخصوصية.
ثانياً: الحفاظ على المخزون من الحريق
يجب أخذ تدابير الأمان و السلامة فى مكان المخزن و أبسطها هى أن يكون المواد المصنوع منها ضد الاشتعال و مواد مقاومة للنيران و يمكن أيضاً عزل المواد التى من الممكن أن تتفاعل مع بعضها .
مراعاة التصميم الداخلى للمخزن , و تزويد المخزن بفتحات تهوية جيدة حتى لا يفسد المخزون الى جانب منع التدخين داخل المكان.
يجب أن تكون جميع التوصيلات الكهربية داخل المخزن موافقة لمعايير السلامة و الأمان أيضاً لضمان عدم حدوث ماس كهربائى و تزويد المكان بأجهزة و معدات إطفاء للتعامل سريعاً مع حالات الطوارىء.
ثالثاً: انتهاء صلاحية بعض البضائع دون ملاحظتها
عدم الاكثار من تخزين عدد كبير من المواد و المنتجات التى تنتهى صلاحيتها سريعاً , و يجب استهلاكها أول بأول لتجنب انتهاء صلاحيتها و تلفها.
استخدام برنامج محاسبي كامل مثلا برنامج حسابات هلبر حيث أنه يتابع تواريخ صلاحية المنتجات التى تم ادخالها و عن طريق ذلك يعطى تنبيهات فى التقارير التحليلية عند اقتراب انتهاء صلاحية منتجات معينة و على ذلك يتم اتخاذ القرار الصحيح .
و أيضاً عن طريق البرنامج يمكن معرفة معدل البيع لكل صنف و ذلك يساعد فى تحديد كمية استهلاك كل صنف على حدى و تحديد الاصناف الراكدة و لا يتم الاستفادة منها او استهلاكها بكثرة , و بذلك يمكن التحكم فى تخزين الكميات حتى لا تتلف .
الى جانب عدة تقارير أيضاً يقوم بها البرنامج منها تقارير المخازن و ميزان مراجعة و حساب الاستاذ و مبيعات و مشتريات و مرتجعات المبيعات و مرتجعات المشتريات و غيرهم من التقارير التى تميز البرنامج عن غيره من البرامج.